Orientação Normativa/AGU nº 2, de 01.04.2009 - “Os instrumentos dos contratos, convênios e demais ajustes, bem como os respectivos aditivos, devem integrar um único processo administrativo, devidamente autuado em seqüência cronológica, numerado, rubricado, contendo cada volume os respectivos termos de abertura e encerramento”. ¹ * 

Ressalte-se que tal determinação vem disciplinar o desenvolvimento sadio de processos administrativos relacionado à execução de contratos celebrados pela Administração Pública. O objetivo é otimizar o desempenho na gestão de processos, afastar fragilidades ou violações (como, por exemplo, retirada de folhas do processo) facilitando, ainda, a realização de atos de controle, exercidos pelos órgãos competentes.

Assim, expedientes, por exemplo, como o da prorrogação, alteração do objeto, aplicação de penalidades, ocorridos durante a execução de um contrato, devem integrar um único processo administrativo, o qual deverá estar devidamente autuado², constando tais ocorrências em sequência lógica de acontecimento, devendo os documentos produzidos ser, ainda, numerados ^{3 4} e rubricados pelo agente competente, conforme estabelece o §4º do art. 22 da Lei federal de Processo Administrativo, contendo cada volume os respectivos termos de abertura⁵ e encerramento. ^{6 7 8}

1 REFERÊNCIA: art. 38, caput, e 60 da Lei no 8.666, de 1993; art. 22 da Lei 9.784, de 1999; Portarias Normativas SLTI/MP no 05, de 2002 e 03, de 2003; Orientações Básicas sobre Processo Administrativo do NAJ/PR; Decisão TCU 955/2002-Plenário e Acórdãos TCU 1300/2003-Primeira Câmara, 216/2007-Plenário, 338/2008-Plenário.

2 "AUTUAÇÃO E/OU FORMAÇÃO DE PROCESSO - É o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição." (Portaria Normativa SLTI/MP nº 05, de 19 de dezembro de 2002)

3 "NUMERAÇÃO DE PEÇAS – É a numeração atribuída às partes integrantes do processo." (Portaria Normativa SLTI/MP nº 05, de 19 de dezembro de 2002)

4 TCU, Acórdão 216/2007 – Plenário – “9.3.3.3 adote rotinas para a guarda e administração eficiente do acervo documental, mormente no que se refere ao cumprimento do caput do art. 38 da Lei n° 8.666/93, do parágrafo 1° do art. 40 da Lei n° 8.666/93 e do parágrafo 4º do art. 22 da Lei N.º 9.784/99, no intuito de eliminar fragilidades tais como as decorrentes da não autuação e não numeração das folhas do processo de licitação que resultou no Contrato ECE-1349/2000, firmado com a empresa P.C. S. e M.Ltda., bem como na não numeração das páginas referentes à execução do referido contrato;”

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"5.8.2 ABERTURA DO VOLUME SUBSEQUENTE - No novo volume, logo após a capa, incluir-se-á “TERMO DE ABERTURA DE VOLUME” - devidamente numerado, obedecendo-se à seqüência do volume anterior.

A abertura de um novo volume será executada diretamente pelo protocolo central ou setorial das unidades correspondentes, que deverão providenciar o preenchimento da nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o sistema de protocolo correspondente. Os volumes deverão ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrição: 1º volume, 2º volume etc.

Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, serão apensados ao processo com a colocação da etiqueta de anexo contendo o número do processo e a palavra “anexo”." (Portaria Normativa SLTI/MP nº 05, 19 de dezembro de 2002)

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"TERMO DE ENCERRAMENTO – É uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo; pode ser por intermédio de carimbo específico." (Portaria Normativa SLTI/MP nº 05, 19 de dezembro de 2002)

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TCU, Decisão nº 955/2002-Plenário - 8.2. determinar às Indústrias Nucleares do Brasil que: 8.2.1. observe o fiel cumprimento do art. 38, caput e seus incisos, e art. 40, § 1º, da Lei nº 8.666/93, relativos à regular autuação e constituição dos processos licitatórios, em especial quanto à numeração das folhas e aposição de rubrica imediatamente após a juntada dos documentos da licitação ao processo; à juntada de documentos originais ou autenticados, evitando folhas de fac-símile, cópias duplicadas do mesmo expediente, rascunhos e rasuras; à aposição de data e assinatura, com identificação do signatário, em todos os documentos elaborados pela empresa, a exemplo dos editais, convites e justificativas técnicas e à juntada dos comprovantes de entrega dos convites;

8 TCU, Acórdão 1300/2003 - Primeira Câmara - “9.3.8 - art. 38, autuando um único processo para cada procedimento licitatório, ao qual serão juntados o contrato e respectivos termos aditivos, assim como os demais documentos relativos à licitação;”

* Em caso de citação, o referido texto encontra-se publicado no Boletim de Licitações e Contratos (BLC), editado pela Editor NDJ  (Parte: 1 -  Ano: 24, nº 2, fevereiro de 2011, páginas:  122-123)